Automatizar el recobro en España: menos comunicaciones innecesarias y más control

Automatizar la reclamación de deuda no debería consistir en programar el mismo correo para todos los clientes. Propongo un enfoque diferente: que cada comunicación responda a una situación comprobada y forme parte de una estrategia de recuperación.

El vencimiento debe estar correctamente definido

En las operaciones entre empresas sujetas al régimen general de la Ley 3/2004, el plazo de pago, cuando no existe pacto, es de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio. El plazo pactado no puede superar los 60 días naturales. Esta ley excluye las operaciones con consumidores, por lo que no debe trasladarse indistintamente a toda la cartera.

Por ello, el primer control del flujo debería identificar el tipo de cliente y el régimen aplicable, además de comprobar la fecha de vencimiento.

Revisar antes de reclamar

Plantearía un circuito con esta secuencia:

Vencimiento → conciliación de cobros → comprobación de incidencias → selección de actuación → comunicación → seguimiento.

Antes de enviar un mensaje, el sistema debería verificar si la factura continúa pendiente, si existe un abono, una disputa abierta o un acuerdo de pago vigente.

Cuando aparezca una incidencia, propondría detener la reclamación automática y trasladar el caso a un gestor, manteniendo la vigilancia de los plazos legales y del seguro de crédito.

Esta separación evita tratar como equivalentes situaciones diferentes: un olvido puntual, un error de facturación y un deterioro de solvencia.

Coordinar canales, no multiplicarlos

Diseñaría un historial compartido para los equipos internos y el proveedor externo de recobro. Antes de contactar, ambos deberían conocer las comunicaciones anteriores, las respuestas recibidas y los compromisos pendientes.

También establecería controles para evitar envíos duplicados y volvería a comprobar el saldo inmediatamente antes de cada reclamación.

La inclusión de personas físicas en sistemas de información crediticia requiere verificar requisitos específicos. No debería activarse únicamente porque una factura haya superado determinado número de días: la AEPD exige, entre otras condiciones, una deuda cierta, vencida y exigible.

Medir recuperación, no actividad

Evaluaría el flujo por el cobro obtenido, el cumplimiento de acuerdos, el tiempo de resolución y las comunicaciones incorrectas evitadas. El volumen de mensajes sería una métrica secundaria.

La mejor automatización de recobro no es la que más insiste, sino la que ayuda a actuar correctamente en cada momento.